回　覧　　　　　　　　　　　　　　令和2年4月吉日

西野山分譲自治会会員の皆様へご報告

西野山分譲自治会

本部役員一同

日頃は、自治会活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。

新型コロナの感染拡大が続き、全国に緊急事態宣言が出されました。更に

京都府は「特定警戒都道府県」に指定されて、皆様さぞかし不安な日々をお過ごしのことと思います。

当自治会も4月12日の総会を中止しましたが、その日に急きょ新旧役員

臨時会議を開催して議案書の内容や会員の方からのご意見について話し合いを行いました。その結果をご報告致します。

今後とも、ご理解ご協力の程、宜しくお願い申し上げます。    　　  以上

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　4月12日

　新旧役員 臨時会議 議事録　

出席：（会長）上村清、（副会長・総務部長）秋月佳代子、（副会長・広報部長）中井友架子、

　　（副会長・会計）田中康治、（文化部長）芹生文子、（体育部長）金子敏明、

　　（福利厚生部長）若岡仁志、（安全部長）中原通彦、（自主防災部委員長）榊原照男、

(新文化部長）長谷川敬子、（新体育部長）今村仁、（新福利厚生部長）今村吉博、

(新自主防災委員長)嶋田良夫、(監事）高松真弓、（監事）小川俊夫、（参与）石田静雄、

【議　題】

1.    総会委任状の最終集計結果（令和2年4月6日現在）

自治会員総数４６０名のうち、

　（１）委任状を出された方：３９１名

　（２）出席すると答えた方：５７名

　（３）未　記　入　：１名

　（４）未　回　収　：１１名

（１）、（２）、（３）、（４）の合計４６０名

　　よって、総会は成立した。

　　なお、この臨時会議での役員の賛成をもって、議案の可決と致します。

2.    議案書内容確認

・8ページ 令和2年度（第51期）事業計画案 Ⅰ．本部（8）自治会減少に伴う班の再編成

Ａ2地区-4北ブロックをＡ1地区-3南ブロックと合併し、班名を『3南／4北』として

班長を1名減らす。

　　・8ページ 令和2年度（第51期）事業計画案 Ⅰ．本部（9）自治会員の高齢化による班長免除等の・・・

　　　　　80歳以上の世帯は、本人の申し出により班長を免除される。

　　・8ページ 令和2年度（第51期）事業計画案 Ⅰ．本部（11）「ぶんじょう夏祭り」を文化部から外し・・・

　　　　　令和2年度はまだ文化部の予算の中に組み込んであるが、今後役員会で話し合いを行い、「ぶんじょう夏祭り」を文化部から独立した行事にする方向で検討。

　　・12ページ 令和2年度（第51期）集会所管理協議会予算（案）欄外※集会所使用料の見直しを行う予定

　　　　　　集会所は築48年が経過し、ここ数年の修理費がかさみ、予備費が年々減少している。

備品も傷んできていて、新たに購入する必要が出ている。このままでは、今後さらなる修理が必要になった場合の不安が大きい。

　　　　　 そこで令和2年度6月より集会所の使用料を値上げし、1回につき大部屋700円

（200円アップ）、小部屋400円（100円アップ）、外部者使用料300円（100円アップ）、

西野山保育園2,500円（500円アップ、交渉要）とする。

なお、これまで無料だった自治会役員会や各部の会議等すべての行事について、

大部屋・小部屋に関係なく、一律1回200円とする。 労住が会議などで使用した

場合も同様とする。ただし、総会や集会所管理協議会の会議については、

そのかぎりではない。

これについて話し合った結果、参加役員15名中14名の賛成が得られました。

3.    定期総会に出席できなかった自治会員からの意見について

・『本部行事のバスツアーで、申込みをキャンセルした場合の返金を考えて欲しい。

　　旅行会社のツアーのキャンセルは、1週間前とか3日前とかにキャンセル料がいくらか戻って来るのに、分譲の場合はキャンセルができないのはおかしい。』

　　（話し合いの結果）

　　　 　様々な事情を鑑みて、以下のように決定した。

　　　　参加費を払って申し込んだが、当日やむを得ず参加できなかったという方には、

後日、1,000円返金する。この内容は、『バスツアーのご案内』の回覧の中に

一文入れる。なお、昨年度まで参加申込者が不参加の場合お土産を渡していたが、

今後は取りやめる。

4.    旧役員から新役員への引き継ぎと今後の課題について

　　　　コロナ感染防止のため、一か所に集まって話し合いをするのは難しい時なので、引き継ぎは、個人的に行う。

5.    議案書の訂正

・1ページ 令和元年度（50期）事業報告 Ⅱ．総務部（9）回覧版の更新

　　「誤」（今年度は未）

　　「正」（今年度は3月に1回実施）

・4ページ 令和元年度（50期）事業報告 Ⅷ．自主防災部（2）防火パトロールの継続実施

　　「誤」勧修学区自主防災会 出発式10月20日(日)、修了式 令和2年3月20日(金)

　　「正」勧修学区自主防災会 出発式10月20日(日)

　　以上をもって、議案は可決されたものといたします。ありがとうございました。

尚、小学校の通学路になっている西金ヶ崎橋の東側に横断歩道が新設されました