2022年度第10回（1月）の自治会役員会議議事録です。

回覧板と同内容となります。

回　覧

2022年度（令和4年度）

第11回（2月）自治会役員会議議事録

日　時：令和5年2月6日（月）19:30～21:20

出席者：今村（吉）、上村、若岡、今村（仁）、田淵、秋月、木戸

 

1.   会長より（本部）

(1) 1月の評議員会は開催されなかったので、自治連からの報告なし。

(2) 西野山団地自治連合会長より連絡あり。

2月末より週2回　西野山団地集会所前と3棟横の2カ所に、　　　　　　　　　　　　『イオンフードスタイル山科椥辻店』の移動販売車がまわって来るとの事。　　　　　　　　　　近く、分譲にもチラシが配られる予定。

(3) 2月3日（金）18時頃、自治会員さんから「三角公園のトイレが水漏れしている」と連絡があった。役所が締まっている時間帯だったので、その他の関係機関に電話をして4日（土曜日）に応急処置をしてもらい、6日（月曜日）から本格修理に取り掛かる。

 

2.   各部長・会計より報告と予定

＜ふれあい広場＞

(1) 1月18日（水）『ゆったり歩み』開催　10名参加　

ラジオ体操、紙芝居、折り紙作品鑑賞などで楽しんだ。

(2) 次回の『ゆったり歩み』は、2月15日（水）開催。

今後は、毎月第3水曜日の定期開催とする。よって月々の回覧は回さない事にする。

 

＜総務部＞

(1) 令和5年度（第54期）定期総会議案書の原案作成

(2) 「新旧役員会の事前打ち合わせ会議」（日時：2月5日 9：00～12：00）の

ご案内とレジュメ・資料（定期総会議案書内容の原案ほか）の作成。

未定だった自主防災部委員長に秋月誠一様、監事に米田茂男様と澤村正博様が決定し、会議には現役員と監事（9名）・新役員と新監事（5名）の合計14名が参加。

　　　　体育部長は班長から選出する予定。

 

回覧順

＜総務部つづき＞

(3) 「新班長会」（日時：2月12日 第1部9：00～12:00、第2部13:00～16:10）の

ご案内と当日持参の資料（議事次第、班長名簿、班長の役割）を作成・配布、および当日使用する資料の作成。

なお、コロナ感染予防のため2／12は専門部を決めるところまでとする。そのため、集会所担当の正・副の引き継ぎや、各公園担当の引き継ぎは、日を改めて行う。

(4) 「新旧役員会」（会議：2月19日 13：00～16：00）開催予定。

(5) 定期総会議案書（会計以外）の印刷発注

2月20日（月）頃に、山科障がい者授産所に依頼する。会計は出来上がり次第、直接持参。会計の決算書作成完了は、公園愛護協力報償金と市政協力員委託金の金額を問い合わせてからとなる。

(6) 集会所管理協議会 役員会議の日程調整。2月25日（土）10：00に開催決定。

(7) 3月6日頃、山科障がい者授産所に定期総会議案書内容の最終指示を行う。

(8) 3月12日（日）に小学校ふれあいサロンで定期総会資料用の封筒や委任状・家族調査用紙などのコピーをする。

(9) 令和5年度（第54期）定期総会に替わる新旧役員臨時会議：4月16日（日）10時

(10) 定期総会に替わる新旧役員会の資料内容の検討

(11) ワコールサービス（株）の団体傷害保険の更新について

　　　　令和4年度より報告書の提出は、年度末に1年分まとめて提出することになった

ため、まだ報告は行っていない。　

(12) 1月19日（木）自治会員さんより、「柴山東公園の周りに設置してあるコンクリートが一部剥がれ落ちていて危ない」との指摘がったので、南部みどり管理事務所に連絡し、修理完了。

(13) 公園掃除について

令和5年4月 新年度最初の公園掃除は、4月23日（第4日曜日）8時からとする。

 

＜広報調査部＞

(1) 中鳥井南公園掲示板のビニールシートを担当部員の方と共に交換した。

A地区花壇横の掲示板についても交換する予定。

 

＜会計＞

(1) 毎月の報告

 

＜文化部＞

(1) 2月5日（日）9時からA地区花壇の除草・整備を行った。4月までは今年度が担当。

(2) 子供会会長より「今まで役員を4人決めていたが、来年度から3人に減らしたい」と連絡があった。来年度から、会長、会計、広報、各1名になる。

 

＜体育部＞

特になし

＜福利厚生部＞

(1) 2月11日（土）廃食油回収のお手伝いに参加予定

 

＜安全部＞

(1) 防犯カメラのうちの1か所のLEDライトが点滅しているのに気が付いた（正常時は点滅しない）。故障の際の補助金制度について京都市安全推進課に聞いたが、「修理に関しての補助金はない」とのことで、直接業者に点検を依頼した。

 

＜自主防災部＞

(1) 1月20日（金）18時より集会所にて防災部会議を行った。

新防災部委員長も決まり、令和5年度の活動予定が大まかに決まった。

高齢化により部員が減少しているので、今後は若い方々の防災部参加を積極的に

呼び掛けていく。

 

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*入会者・・・なし

*退会者・・・なし

　　　　　　　　全世帯数は、４２４戸

*弔慰報告・・1名

　　　

 

 2022年度第10回（1月）の自治会役員会議議事録です。

回覧板と同内容となります。

　回　覧

                             2022年度（令和4年度）

第10回（1月）自治会役員会議議事録

日　時：令和5年1月9日（月）19:30～21:00

出席者：上村、若岡、今村（仁）、田淵、秋月、木戸

 

1.   本部より

(1) 12月の評議員会は開催されなかったので、自治連からの報告事項なし。

(2) 分譲自治会規約・会員名簿が12月26日に出来上がり、年内に配布を行った。

 

(3) 令和5年度役員推薦候補者について

　体育部長と防災部委員長が未定。監事2名返事待ち。

 

(4) 新班長会はコロナ感染対策をしながら開催をする。

開催時間など詳細については、新班長様宛に後日書面でお知らせします。

①  午前中を前半と後半に分けて、前半にＡ地区とＢ地区の新班長に集まってもらい、各専門部を決める。

密集度はＡ・Ｂ地区の新班長18名と新旧役員(新監事含む)10名で、合計28名

②  その後、後半にＣ地区とＤ地区の新班長に集まってもらい、各専門部を決める。

密集度はＣ・Ｄ地区の新班長17名と新旧役員(新監事含む)10名で、合計27名

③  午後からは、専門部二つに分けて、午後から時間をずらして集まってもらい、副部長や役割分担を決める。

総務部8名と文化部6名と福利厚生部6名と会長1名・副会長2名で合計23名

広報調査部8名と体育部7名と安全部5名と会長1名・副会長2名で合計23名

注：下線部は部長も含む。体育部長だけは班長から選ぶことになる。

令和５年度から班長が３５名に減るのでどの部署から減らすか検討した結果、文化部、福利厚生部、体育部より各１名ずつ合計３名減らし、上記の数とする。

(5) 4月の総会については、新型コロナ感染予防のため昨年同様、新旧役員による臨時会議をもって定期総会の替わりとする。なお是非参加したい自治会員があれば、

事前に連絡をもらう事にする。

 

回覧順

2.   各部長・会計より報告と予定

＜ふれあい広場＞

(1) 1月18日（水）10時から「ゆったり歩み」開催予定

＜総務部＞

(1) 令和4年度役員推薦候補者の現状確認について

会　　　長	今村　吉博	福利厚生部長	井田　玉枝
副会長　総務部長	今村　　仁	安全部長	木戸　修司
副会長　広報部長	若岡　仁志	自主防災委員長	未定
副会長　　会　計	勝村　エミ	監　　　事	未定
文化部長	田淵　隆子	監　　　事	未定
体育部長	未定

(2) 令和5年 新年賀詞交歓会

新型コロナ感染予防のため中止した。

 

(3) 1月21日（土）までに、各部長は総務部長に、令和4年度の事業報告・決算報告および令和5年度事業計画・合計予算額を提出する。

(4)  新旧役員会のための事前打ち合わせ・・2月5日（日）9時～12時頃（新旧全役員、監事含む）　注ここでは十分検討したものを報告してください

(5) 新班長会【第1部】（各専門部を決める）・・2月12日（日）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　Ａ地区・Ｂ地区：9時～10時30分

　　　　　　　　　　　　　　　　　　Ｃ地区・Ｄ地区：10時40分～12時10分

(6) 新班長会【第2部】（専門部内の副部長と役割分担）・・2月12日（日）

　　　　　　　　　　　　　総務部・文化部・福利厚生部：13時～14時30分

　　　　　　　　　　　　　広報調査部・体育部・安全部：14時40分～16時10分

(7) 新旧役員会（新総会議案書の検討及び決定）・・・2月19日（日）13時～16時

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（新旧全役員、監事含む）

(8) 新総会議案書の発注・・・2月20日ごろ（総務部）

(9) 集会所管理協議会役員会議(役員・予算決定)(協議会新旧役員)・・未定

(10)  公園掃除について

①  12月末、南部みどり管理事務所に『公園愛護活動実績報告書』を提出。

②  D地区の自治会員さんより「中鳥井南公園の落ち葉がものすごく落ちていて掃除をしたいので、掃除道具入れの鍵を開けてください」と尋ねて来られたので、ボランティアのゴミ袋を５枚お渡しした。

 

＜広報調査部＞

(1) 12月29日　柴山西公園の京都市掲示板ビニールシート交換を行った。

　　　　　　もう1か所破損している掲示板があるため交換準備中。

(2) 自治会だより作成中

＜会計＞

(1) 今月の報告

(2) 『自治会規約・会員名簿』作成費として181,500円計上

(3) 子供会クリスマス会については、33名の参加があり一人当たり1,000円の補助。

マックカードとお菓子のプレゼント代として33,000円の子供会補助を計上。

(4) お正月生花については、一世帯当たり800円の補助。

60世帯分の申込みがあり、48,000円の補助を計上。

＜文化部＞

(1) 12月27日（月）お正月生花を60世帯に配布。

(2) 子供会『クリスマス会』開催　　12月17日（土）参加者33名。申込制。

(3) 花壇の作業は1月お休みにした。次回は2月5日の予定

＜体育部＞

　　特になし

＜福利厚生部＞

(1) 12月10日（土）10時から『健康すこやかクリスマス会』開催。

＜安全部＞

　　特になし

＜自主防災部＞

(1) 12月20日（火）　防火パトロールに15名参加

(2) 令和5年1月20日（金）は、18時から集会所にて防災部会議を行う予定

3.   その他

l   12月30日（金）21時30分ごろB1地区の班長さんよりが電話あり、「近所の庭にネコの死骸が捨てられていた。その通りには防犯カメラは無いのですか？」と質問があった。防犯カメラは、公園と主要通学路だけについているが細い通りにはないことを言って、すぐに警察に連絡するように伝えた。

l   集会所にAED（自動体外式除細動器）を設置してはどうでしょうかという提案が、自治会員の方からあった。

⇒ネットで調べるなどして役員で話し合ったところ、レンタルでは月に3,000円くらい、買い取りだと40万円くらいかかる。もし設置した場合、担当者を決めて日常の点検やパッド・バッテリーの交換管理を行う必要がある。なお、集会所は未使用時には鍵がかかっており、夜間は無人になるなどの問題もあるので、すぐに決めるのは難しい。様子を見て必要性があったら再度検討するという事になった。

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*入会者・・・なし

*退会者・・・２名

　　　　　　　　全世帯数は、４２４戸

*弔慰報告・・・３名